Dịch vụ huỷ tài liệu, hồ sơ: 5 nguyên tắc đảm bảo tính bảo mật

Lựa chọn các dịch vụ hủy tài liệu đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo mức độ thông tin. Vậy dịch vụ hủy giấy là gì? Quy trình tiêu hủy tài liệu hồ sơ được thực hiện như thế nào? Cùng Dienmayhoanglien giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về dịch vụ hủy tài liệu 

Dịch vụ hủy tài liệu là dịch vụ mà các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức áp dụng để giải quyết khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn đã hết hạn lưu trữ, cần được tiêu hủy đúng theo quy định của Cục văn thư lưu trữ. Nói dễ hiểu hơn thì dịch vụ này giúp tiêu hủy hết giấy tờ đã hết hạn sử dụng tại các cơ quan và doanh nghiệp.

Dịch vụ hủy tài liệu được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn

Đây là giải pháp hữu hiệu giúp giải phóng không gian, diện tích của kho chứa tài liệu còn giá trị. Nhờ có dịch vụ này mà các tài liệu quan trọng được bảo mật tuyệt đối. Lựa chọn dịch vụ hủy giấy chính là giải pháp thông minh đối với các cơ quan, doanh nghiệp có lượng lớn tài liệu cần hủy tích trữ lâu ngày cần được tiêu hủy trong thời gian ngắn nhất.

Nguyên tắc và quy trình tiêu hủy tài liệu

5 nguyên tắc tiêu hủy tài liệu, hồ sơ hết giá trị

Có thể bạn chưa biết, quy trình tiêu hủy tài liệu được thực hiện được dựa trên những nguyên tắc dưới đây:

• Các tài liệu đã hết giá trị được đảm bảo tiêu hủy hết theo đúng quy định của thủ tục của Pháp luật.
• Cần phải thành lập Hội đồng thẩm định có thẩm quyền xem xét và đưa ra quyết định trước khi tiêu hủy hết tài liệu đó.

Trước khi hủy tài liệu, hội đồng thẩm định sẽ xem xét, kiểm duyệt trước

• Khi xem xét hủy tài các tài liệu, hồ sơ hết giá trị của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức thì cần phải kiểm tra danh mục hồ sơ và những tài liệu không hủy
• Lập biên bản trước khi tiến hành tiêu hủy tài liệu
• Đảm bảo các thông tin trong tài liệu được tiêu hủy sạch sẽ, không thể khôi phục được.

Quy trình tiêu hủy tài liệu chuyên nghiệp

Các công ty, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu hiện nay đều có quy trình làm việc chuyên nghiệp gồm những bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Đơn vị bắt đầu tiếp nhận thông tin của khách hàng có nhu cầu hủy tài liệu, hồ sơ
• Bước 2: Phía bên đơn vị cung cấp dịch vụ bắt đầu khảo sát, đánh giá về thực tế khối lượng tài liệu cần hủy của khách hàng. Sau đó, đơn vị sẽ tư vấn hình thức hủy tài liệu phù hợp và báo giá dịch vụ cho khách hàng
• Bước 3: Tiến hành quá trình tiêu hủy tài liệu theo phương thức đã thỏa thuận giữa hai bên ở bước 2
• Bước 4: Sau khi đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu hết giá trị đã thực hiện xong thì cả hai bên sẽ tiến hành hoàn thành các thủ tục còn lại và nghiệm thu.

Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Những hình thức dịch vụ huỷ tài liệu phổ biến

Dựa vào khối lượng tài liệu cần tiêu hủy là nhiều hay ít mà đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu sẽ tư vấn cho khách hàng chọn hình thức hủy giấy phù hợp nhất. Hiện tại có tới 2 hình thức hủy tài liệu đó là hủy tài chỗ (hủy tại đơn vị có tài liệu cần hủy) và hủy tại nhà máy của bên cung cấp dịch vụ.

• Hình thức hủy tại chỗ: Thích hợp cho những đối tượng khách hàng có khối lượng tài liệu cần hủy không quá nhiều, đơn vị không thể cắt cử được nhân viên đến giám sát quy trình hủy tài liệu mà bên dịch vụ cung cấp. Tuy nhiên, chi phí bỏ ra cho hình thức này lại khá cao vì bên dịch vụ sẽ phải tốn nhiều nhân công vận chuyển, lắp đặt máy hủy tại cơ quan, đơn vị cần hủy tài liệu

Hình thức tiêu hủy tài liệu tại chỗ

• Hình thức hủy tại nhà máy đơn vị cung cấp dịch vụ: Phù hợp sử dụng cho doanh nghiệp có nhu cầu hủy lượng lớn tài liệu. Ưu điểm của phương pháp này đó là sử dụng thiết bị máy hủy tài liệu chuyên dụng giúp tiêu hủy tài liệu nhanh chóng và không tạo ra tiếng ồn lớn, hay gây ô nhiễm không khí cho các cơ quan, doanh nghiệp.

Hủy tài liệu tại nhà máy

Lưu ý khi chọn đơn vị cung dịch vụ hủy tài liệu

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Trong đó, các dịch vụ hủy tài tài liệu tại khu vực Hà Nội, TP HCM,... được quan tâm hơn cả vì đây là hai thành phố lớn có lượng công ty, doanh nghiệp tập trung nhiều nhất. Do đó, nhu cầu hủy tài liệu, hồ sơ của hai khu vực này cũng ở mức cao nhất.

Nên chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp, uy tín

Một vài lưu ý quan trọng khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy giấy, hồ sơ như sau:

• Nên chọn đơn vị, công ty cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu uy tín, hoạt động lâu năm thường được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lớn lựa chọn.
• Nên chọn đơn vị có hệ thống máy móc hủy tài liệu công suất lớn có thể hủy lượng lớn hồ sơ nhanh nhất, đảm bảo độ bảo mật thông tin 100%
• Đơn vị lựa chọn cần đáp ứng đủ điều kiện pháp lý được Cục văn thư lưu trữ quy định
• Nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu trọn gói, bao gồm cả quá trình hủy tài liệu từ bốc xếp, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt đều do đơn vị cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm.
• Quan tâm đến mức giá dịch vụ hủy tài liệu mà đơn vị cung cấp

XEM THÊM: Cách sửa máy hủy tài liệu với 6 lỗi hay gặp nhất

Vừa rồi, chúng tôi đã cung cấp các kiến thức liên quan đến dịch vụ hủy tài liệu.. Hy vọng, với những chia sẻ trên giúp bạn lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy giấy phù hợp nhất. Nếu quý khách có thắc mắc nào liên quan đến máy hủy giấy văn phòng thì hãy liên hệ tới chúng tôi theo số hotline 0989.937.282 để được giải đáp.